Поздравляем: у вас OКР. Разбираемся, почему бизнесу будет трудно пережить кризис без этих трех букв

Пока сотрудники добросовестно выполняют свои обязанности и KPI, компании продолжают сокращать  расходы и увольнять людей по электронной почте. Что могло пойти не так?

— Алло, кризис?
— Да-да, готовьте документики на банкротство

Конечно, мы не про все компании говорим. Но вопрос к знатокам: все работают, что-то делают, а компании продолжают оставаться на прежнем уровне или скатываться в убытки. Что случилось?

Ответ лежит на поверхности и одна из причин — нет глобальной цели, на которую ориентируются все отделы и каждый сотрудник в отдельности. Или она есть, но только в голове у гендиректора и остальным недоступна.

Получается, что процесс идёт, а куда — непонятно. С таким подходом из финансовой ж… не выбраться ни-ког-да. У нас плохие новости — если не попытаться взять всё в свои руки сейчас, то скорее всего, через год-другой будет уже поздно.

Привет, это Weeek и вместо тысячи слов о волшебных таблетках и позитивном мышлении, мы расскажем про OKR — фреймворк в управлении процессами компании. Возможно, именно его не хватает бизнесу, чтобы оставаться на плаву в это не очень (мягко скажем) простое время. 

Что такое этот ваш OKR

На языке управления проектами OKR — objectives key results. Переводим на человеческий — цели и ключевые показатели. Если у тебя в голове всплывает ассоциация с жестоким и беспощадным KPI, то рано ловить приступы паники — это не одно и то же и ниже мы объяснили, почему

→Пока вот ссылочка на текст про KPI, чтобы освежить память

OKR — метод, с помощью которого компании могут управлять бизнес-процессами и захватывать рынок, благодаря очень амбициозной цели и её ключевым показателям.

У OKR есть семь принципов, которые в 70-х годах сформулировал его основоположник Энди Гроув, основатель корпорации Intel:

Честность — цели компании видны абсолютно всем сотрудникам и понятны каждому
Амбициозность — цель должна быть настолько амбициозной, чтобы её нельзя было достичь на 100% за один цикл — например, раз в квартал. Понятно, что заработать все деньги мира нельзя, но вот увеличить прибыль компании на сколько-нибудь процентов — очень даже реально. В этом и есть рост.
Умеренность — количество целей на один период не должно быть больше трёх или пяти, иначе легко застрять в текстурах и войти в то состояние, когда хочется покоя и слияния с бесконечно вечным
Адаптивность — цели меняются в зависимости от условий. Да, сейчас мы опять делаем отсылку к гибким методологиям управления проектами
Ненавязчивость — OKR держится на энтузиазме, вовлечённости и желании сотрудников вкладываться в достижение глобальных целей компании. Но навязать им это нельзя, потому что за выполнение целей по OKR, как правило, не поощряют премией (а жаль)
Цели могут приходить и сверху и снизу — но первый вариант чаще всего. Второй — инициативный — то есть команда может сама сформулировать цели для компании и прийти с ними к руководству. И это ок
OKR не оценивает эффективность сотрудников. Фреймворк заточен на управление ресурсами таким образом, чтобы каждый вносил свой маленький вклад в общее дело. Как именно — это уже вопрос специалистов.

В Intel OKR сформулировали так: «Захватить лидирующую позицию на рынке микропроцессоров следующего поколения». Звучит как заявление после третьей рюмки в баре в пятницу вечером. Но в этот самый момент подключаются ключевые показатели, которые отрезвляют

• выпустить процессор с производительностью, превосходящей конкурентов на 20%

• достичь доли рынка в 40% в сегменте новых процессоров в течение первых шести месяцев после выпуска

Если глобальную цель достичь на 100% невозможно, то вот ключевые показатели — очень даже реально. Добротный результат — выполнить цель благодаря ключевым показателям на 60-70%.

Да, можно вообще отказаться от неё, если достижение кажется нереальным. Но в таком случае, предполагаем, не было бы никакого прогресса — ни в технологиях, ни в обществе, ни в образовании — нигде.

Зачем бизнесу нужен OKR

«Хороший вопрос!», — так бы свой ответ начал чат gpt, а мы постараемся разложить всё по пунктам, основываясь на тех крупицах информации, которую почерпнули из нашей базы знаний, открытых источников и кейсах владельцев бизнеса.

Развиваться при огромном штате и при этом не тонуть в операционке

Когда штат агрегатора диджитал-решений AGIMA за пару лет вырос почти в два раза, назрел вопрос: а как выстраивать стратегию развития компании так, чтобы все 30 руководителей понимали, в каком направлении двигаться?

Исполнительный директор агентства рассказал, что из-за огромного штата сотрудников упор в управлении был больше на операционные задачи — на стратегические просто не хватало сил. Количество процессов выросло настолько, что руководитель одного подразделения не знал, что происходит в другом.

При этом нам нужно было развивать компанию, проводить реформы и расти дальше. Но в условиях, когда все тонули в операционке, предлагать что-то новое было сложно. Когда изменения инициировали мы — они не были популярны. Когда к нам выходили с инициативами — их некому было реализовывать.

Спойлер: внедрить OKR оказалось не такой простой задачей для организации. При первых попытках выполнимость цели была около 50%. Далее, с учётом улучшений процесса, повысилась до 62%, а также к внедрению подключились все руководители отделов. Цель — достигнуть 80% выполняемости целей.

Сплотить команду и даже снизить текучку

Откопали исследование, которое провел Штутгартский университет прикладных наук совместно с компанией Hauf Talent. Опросили 415 человек из разных компаний по размеру и отрасли. Среди них были те, кто применяет OKR и те, кто работает без него. Вот, какие результаты получились на основе ответов первой группы:

• 65% сотрудников понимают стратегические цели компании

• 78% называют организацию, в которой работают, достаточно гибкой в управлении

• 66% считают, что корпоративная культура в компании позитивная

• 83% удовлетворены своей работой в команде

• 76% довольны своим работодателем

Результаты можно объяснить тремя китами, на которых держится OKR.

🫰Гибкость — цель можно в любой момент скорректировать или изменить, если в процессе становится ясно, что она на самом деле не нужна или есть другие приоритеты.

😎Универсальность цели для каждого сотрудника — цели доступны каждому сотруднику независимо от его роли и понятны ему. Любой может открыть документ или подойти к дэшборду и узнать, какая цель на ближайший год или квартал и какие показатели нужно достичь.

✊Сверхамбициозность — но при этом, никто не требует выполнение показателя на 100% и не заставляет сотрудников батрачить. Это добровольное решение.

→А что насчёт удалёнщиков? Рассказали, как с ними работать

Синхронизировать процессы даже тех команд, которые никак не пересекаются

Когда в компании десятки разных команд и отделов, за показателями всех не уследить. Для этого и нужен OKR — дать ориентир, а способ достижения цели каждый отдел выбирает самостоятельно, исходя из своих процессов и задач.

Специалисты и отделы могут быть разной направленности — например, отдел маркетинга и разработки. Но объединяют их цели компании и возможность добиваться их любым способом.

OKR приветствует ошибки, пробы и гипотезы, потому что это фреймворк гибких методологий — цель можно улучшать, дорабатывать и изменять в любой момент. Корректировать ключевые показатели, собирать обратную связь и постоянно улучшать процессы, чтобы влиять на показатели.

Чем отличается от KPI

KPI — это показатель личной эффективности каждого сотрудника в отдельности. OKR — командной работы. В компаниях, где внедряют KPI, от его выполнения может зависеть зарплата сотрудников, в то время как OKR на финансовую составляющую не влияет в такой же мере.

Есть и ещё одно ключевое отличие. KPI выстраивается на результатах текущей работы и отслеживается в краткосрочной перспективе. OKR ориентируется на долгосрок и становится начальной точкой в стратегии развития компании.

[Считаю, что за такой короткий и ёмкий абзац грех не поставить хорошую реакцию на статью. Но думаю, это лишнее, редактор, убери это]

Ошибки во внедрении

Если бы всё было так просто, то мы бы об этом не писали. Внедрить фреймворк гибких методологий в работу большой команды — значит столкнуться с сопротивлением. Это нормально, потому что новое — это всегда стресс. Но этот процесс можно облегчить, если применять эти «не»:

Не внедряй всё сразу. Правило, которое можно применить к любой гибкой методологии. Можно начать с одного отдела, например, а позже подключить остальных.

Не пытайся охватить все цели за раз. Хоть мы тут и говорим про амбиции, но меру знать нужно. Лучше сконцентрироваться на трёх действительно важных целях, чем распылиться на десять, большая часть из которых на самом деле не очень важна.

Не отбирай цели «просто потому что надо». Цель OKR не только в сплочении команды. Фреймворк заточен на решение глобальных запросов компании — например, вырасти в выручке или выйти на новый уровень лояльности клиентов. И да, придётся много анализировать рабочие процессы, собирать статистику и обратную связь от сотрудников. Иначе OKR просто будет существовать где-то в загашнике, потому что по факту времени и ресурсов на достижение ну просто нет.

Не бросай команду один на один с целями и ключевыми показателями. Внедрить OKR — это задача со звёздочкой. У любой задачи должен быть ответственный. Можно выделить отдельного сотрудника в команде, который будет контролировать процесс внедрения, но есть вероятность и тут столкнуться с сопротивлением. Если бюджет позволяет — можно нанять коучей по OKR. Да, такие существуют.

Не путай ключевые показатели и задачи. Цель может быть абстрактная и амбициозная. Но ключевые показатели — тот промежуточный результат, который поможет приблизиться к достижению глобальной цели.

Если цель — стать самым удобным банковским приложением на рынке,  то один из ключевых показателей — уменьшить среднее время выполнения переводов и оплат на [столько-то]%.

Подготовить 10 вариантов улучшения интерфейса — это действие, которое приблизит к ключевому показателю. Но с этим уже разберется команда, которая отвечает за UX.

Зарегистрироваться бесплатно в Weeek — тоже задача, которая поможет достичь ключевой цели — разделаться с задачами на раз-два.

OKR по внедрению OKR

Цель — внедрить OKR в компанию

Ключевые показатели — 60% сотрудников понимают глобальные цели и зачем вообще это всё, 100% руководителей отделов вовлечены в процесс.

Задача 1. Сформулировать цель

На этом этапе ты можешь понять, что вообще-то этот ОKR и не нужен. И это нормально. Не стоит копировать опыт гигантов типа Google, если ты понимаешь, что пока достаточно тех процессов и задач, которые уже есть. OKR должен решать проблемы и закрывать потребности. Если их пока нет — то и не надо мучиться.

Для того, чтобы определиться с целью, нужно проанализировать текущую ситуацию, выявить, где проседают процессы, какие есть потребности и возможно ли их закрыть минимум на 60 – 70% за квартал или год. Ответ на вопрос: «А чего нам не хватает?» — может стать твоей первой глобальной целью.

Очевидно и невероятно — все цели нужно фиксировать. Даже если тебе кажется, что пока не до них, лучше всё равно выписать их в документ Базы знаний Weeek. Мало ли, когда пригодится. Этим документом потом можно поделиться с коллегами.

Задача 2. Сформулировать ключевые показатели.

Для этого к цели нужно подобрать метрики, с помощью которых ты сможешь оценить результат. Цель — одна, показателей — много, но не слишком. Помним, что нужно учитывать возможности и ресурсы сотрудников и не перегружать их.

Задача 3. Донести до сотрудников

Мы не будем учить тебя разговаривать с командой, потому что тебе лучше знать. Но намекнём, что безопаснее начинать внедрение с руководителей проектов. Как только они освоятся, то постепенно подтянут и остальных.

На этом этапе можно уже обратиться за помощью к коучу или спросить у коллег, кто бы хотел взять на себя ответственность за внедрение фреймворка в процессы. Желательно в этом случае как-то мотивировать деньгами.

→Как не угробить командный дух

Задача 4. Сделать так, чтобы процесс внедрения был максимально прозрачным

Цели и показатели должны быть доступны каждому. Инициатива от сотрудников поощряется. Обратная связь — это вообще супер. Каждый шаг на пути к внедрению нужно фиксировать, в том числе и провальный — потому что это нормально.

Можно делиться промежуточными результатами в чате с коллегами, на созвоне или создать сводную табличку с процентами в гугл таблице и прикрепить её в Приложениях проекта Weeek.

Создаёшь проект по внедрению OKR → кликаешь на кнопку Приложения

Копируешь ссылку гугл таблицы → даёшь всем доступ → возвращаешься на вкладку Приложения → выбираешь иконку с гугл таблицей → называешь док → вставляешь ссылочку.

Готово! Теперь не нужно переключаться между вкладками, а доступ к таблице будет у всех сотрудников, которых ты добавишь в проект.

В таблице можно работать прямо из Weeek без регистрации, смс и бесплатно.

Задача 5. Собирать обратную связь как можно чаще

Если не контролировать процесс, то есть вероятность, что всё может скатиться до уровня «Сделаю для галочки». Так быть не должно — важно уточнять у коллег, насколько им понятны ключевые показатели, считают ли, что их реально достичь. Нужен ли вообще этот OKR в компании. И так далее.

В конце концов, можно сделать анонимный опрос, чтобы понимать общий настрой команды и дорабатывать систему, ориентируясь на него.

Задача 6. Отслеживать показатели

Обычно цели и ключевые показатели рассчитывают либо на год, либо на квартал. Но это не значит, что сверяться с результатом нужно в последний момент. Совсем наоборот — чем чаще ты отслеживаешь прогресс по задачам, тем проще тебе будет скорректировать работу, если что-то пошло не так. Ошибку проще исправить сразу, чем в конце поднимать всех на уши и искать причину факапа.

👀Кстати, забыли сказать: в OKR чётких правил нет. Ты можешь выстраивать систему как хочешь, забить на наши рекомендации и сделать с точностью наоборот, лишь бы всем участникам процесса было понятно, в каком направлении двигаться.

Задача 7. Зарегистрироваться в Weeek, чтобы внедрение OKR прошло плавно и без косяков.

Да, всё это требует времени, усилий и даже нервов. Да, это непросто. Да, можно действительно закопаться в метриках, отчётах, аналитике и тратить часы на обратную связь. Но это в первое время. Как только выстроишь систему, она начнёт работать на тебя. Все усилия — инвестиция в развитие компании и сотрудников, которая обязательно окупится, если тебе не всё равно.

Вот и всё. Спасибо за внимание:)

Реклама. ООО «ВИИИК» ИНН: 7722489513

Источник