Один простой инструмент, который экономит несколько часов в неделю

Если в конце рабочего дня снова оказывается, что время ушло на ответы коллегам, проверку статусов и поиск информации — ты в нужном месте

Кажется, что работа руководителя — принимать решения, развивать команду и двигать проекты вперёд. Почему же часы утекают на постоянные переключения между чатами, напоминания сотрудникам и контроль?

На связи команда сервиса управления проектами и задачами Weeek. Мы пишем о том, как выстроить работу, чтобы освободить время и силы для действительно важных дел. Сегодня разберёмся, что съедает твои ресурсы и как вернуть их обратно.

Куда уходит рабочее время

Спокойно работать мешает операционка и управленческий хаос. Это десятки мелочей, каждая из которых занимает несколько минут — но, собравшись вместе, такие задачи превращаются в ощутимые временные затраты. А заодно не дают сосредоточиться.

Многим и представлять не надо картину: садишься за стратегию, только погружаешься в мысли, как начинают приходить пуши: «Где последняя версия файла для клиента?», «Можем созвониться?», «Когда дедлайн?». Если не отреагировать, процессы встанут.

Или тебе самому нужны данные — например, кто сейчас занимается задачей или где лежит список правок для дизайнеров. Чтобы найти сведения, придётся отключиться от своих дел, связаться с коллегами, дождаться ответа, вернуться обратно…

Помимо очевидных потерь времени тут есть такая штука, как переключение контекста. Чтобы выполнить одну задачу, нужно на неё настроиться: вспомнить детали, нырнуть в тему и удерживать внимание. Этот процесс легко прерывается извне.

Проблема серьёзная: по данным исследований, на возвращение к своим делам уходит в среднем 23 минуты. И 15 секунд, кстати! Это вам не шутки. А если тебя дёргают раз в час? Не удивительно, что ключевые задачи постоянно перекочёвывают на завтра.

Почему так происходит

Информация разбросана по разным местам — в долгих цепочках обсуждений, головах ответственных, таблицах. Всё это никак не сходится в общедоступном пространстве — где только кликни, и вся картина происходящего в команде отобразится на экране.

Вместо этого приходится буквально собирать пазл, внимательно выискивая детальки и пытаясь подобрать правильное место для каждой. И так день за днём, ведь работа — живой организм, который постоянно меняется. Сбор не заканчивается и выматывает.

Другое исследование НАФИ и Яндекс 360 показывает, что сотрудники тратят на рутину до четырёх часов ежедневно. При этом продуктивность снижает переключение между сервисами — 28%, поиск документов — 27%, отсутствие хранилища файлов — 23%.

Тот самый инструмент

Эти проблемы решает виртуальный-офис. Иными словами, таск-менеджер — система управления задачами, где визуализируются все рабочие процессы. В сервисе собраны актуальные данные по проектам: что нужно сделать, когда, в каком виде.

Здесь же видно ответственных и статусы задач. Ещё можно добавлять сопутствующие документы, писать комментарии, размечать карточки дел приоритетами и тегами. Всё это помогает организовать работу любой сложности и отслеживать результат.

Такой порядок в делах даёт возможность быстро найти любую информацию и увидеть, как продвигается проект. Это удобно как руководителю, так и другим коллегам. Больше не нужно переспрашивать друг друга или копаться в переписках в поисках ответов.

Как выглядит таск-менеджер

Покажем на примере сервиса, за который ручаемся — Weeek. Таск-менеджер состоит из пяти модулей: «Задачи», «База знаний», «CRM», «Аналитика» и «Пользователи». В первом хранятся дела, во втором — документы, третий нужен для работы с клиентами, четвёртый помогает отслеживать эффективность, а в пятом управляют участниками.

Попадая в Weeek, сначала нужно дать имя рабочему пространству. Самое удобное — назвать его по имени компании. Дальше создаём проекты в соответствии с отделами в организации: «Маркетинг», «Продукт», «Продажи» и так далее. Всё в левом меню:

Следующий уровень систематизации — доски, которые есть внутри каждого проекта. С их помощью удобно разделить общий поток задач на управляемые блоки. Например, в проекте «Запуск продукта» две доски: «Реализация» и «Аналитика».

На колонках доски собираются задачи. Обычно столбца три: «К работе», «В работе» и «Готово». Они отражают этапы работы и могут меняться в зависимости от процессов в команде. Карточки задач двигаются по колонкам, пока не дойдут до последней.

Сами по себе карточки информативные: здесь указывают исполнителя, описание, дату, приоритет, теги и оставляют комментарии. Задачу можно разбить на подзадачи, чтобы упростить выполнение, или прикрепить к ней файл.

Когда задачи организованы, пора перейти ко второму сервису — Базе знаний, которая собирает регламенты, инструкции, внутреннюю документацию, онбординг-материалы. Это корпоративная библиотека, доступная всем участникам рабочего пространства:

CRM пригодится, если нужно перенести историю взаимодействия с клиентами в одно место. Здесь удобно собирать контакты, вести воронки продаж и отслеживать статусы заказов, сегментировать клиентов и создавать рассылки, собирать статистику:

Сервис «Аналитика» нужен, чтобы отслеживать эффективность команды и проектов. Отчёты помогают оценивать загрузку, динамику работы и общую продуктивность:

Наконец, в модуле «Пользователи» получится управлять организационной структурой рабочего пространства: добавлять, редактировать и удалять участников, объединять в команды и назначать роли:

Сколько стоит таск-менеджер

Самое интересное, конечно, напоследок! У Weeek есть четыре разных тарифа: Старт, Плюс, Профи и Бизнес. Первый — полностью бесплатный, а дальше пропорционально объёму доступных функций растёт и цена. Вот подробности:

• Старт. Бесплатный тариф, который вмещает до пяти участников, семи проектов и пяти досок в каждом. А ещё до ста документов в Базе знаний и трёх воронок в CRM. Подойдёт для личных задач, фриланса и начинающих

• Плюс. От 199 ₽ за человека в месяц. Для стартапов и команд до 10 человек. Тут безлимитное количество проектов, досок, документов и 10 доступных воронок

• Профи. От 399 ₽ за человека в месяц. Сколько угодно участников, до 20 гостей — людей, которые получат доступ к выбранным документам или проектам. Ещё есть безлимитные воронки и настройки приватности

• Бизнес. От 450 ₽ за человека в месяц. До 200 гостей и функция портфелей — объединения проектов в группы, которые помогают управлять верхнеуровнево. Тут же логирование — возможность просматривать все действия участников

Если подключить Weeek на год, стоимость сократится на 20%. Чтобы попробовать все функции и принять решение, есть двухнедельный пробный период — подключай его в рабочем пространстве и пользуйся расширенными настройками бесплатно.

Что в итоге

Как бы ни было обидно, часто время руководителей уходит не на стратегические дела, а на обычную рутину: поиск информации, уточнение статусов, ответы на вопросы. Это незаметно съедает рабочие часы, которые планировалось посвятить великим делам.

Мы разделяем желание заниматься тем, что интересно. И предлагаем оптимизировать операционку, чтобы она не выдергивала из творческого процесса. А лучший способ это сделать — настроить таск-менеджер. Ещё лучше — бесплатно с тарифом Старт!

Регистрируйся в Weeek, чтобы освободить свои ресурсы для креатива и роста. А дела мы сохраним в надёжном месте с доступом для каждого члена команды.

Ещё по теме

Что такое таск-менеджер и как выбрать

10 лучших систем управления проектами

Руководство Weeek для менеджеров

Реклама. ООО «ВИИИК» ИНН: 7722489513

Источник