Одна задача для всех: как маленькой команде не утонуть в куче проектов

Разбираемся, что такое мультипроектность и зачем она нужна

— Даш, ты сделала картинку для поста?

— Жду текст от копирайтера.

— Коль, где текст?

— Я отправил на согласование маркетологу Яну ещё два часа назад.

— Ян, ну что там?

— Проверяю я, проверяю.

Знакомая переписка? В маленькой команде, где задачи перепрыгивают из проекта в проект, а люди — из чата в чат, такая беготня случается каждый день. Вместо работы ты тратишь время на то, чтобы понять, у кого сейчас задача и почему она застряла. А всё потому, что одна задача физически не может находиться в двух проектах одновременно. Вернее, раньше не могла.

Теперь для этой проблемы есть решение: мультипроектность. Мы, Weeek, сервис для управления проектами, сейчас расскажем, как её использовать, чтобы всегда быть в курсе, кто, где и какую задачу выполняет.

Что такое мультипроектность

Мультипроектность задачи — это способность одной задачи находиться в двух и более проектах одновременно. Вот как это работает.

Ты создаёшь задачу один раз. Прописываешь описание, ставишь дедлайн, назначаешь ответственных. А потом добавляешь эту задачу в несколько проектов. Например, в проект «Контент-план» и в проект «Дизайн-отдел». Или в «Бэкенд» и «Фронтенд».

Задача остаётся единой. Все изменения синхронизируются. Если копирайтер поменял статус на «Готово», дизайнер это видит. Если дизайнер прикрепил файл, он появляется у всех.

Зачем это маленькой команде

Кажется, что мультипроектность нужна только большим компаниям. Но нет. Именно небольшим командам с кучей пересекающихся задач она спасает нервы.

Вот что даёт функция:

Минимум ручного дублирования. Раньше, чтобы задача была видна и копирайтерам, и дизайнерам, приходилось создавать две копии или перекидывать их из проекта в проект. Теперь не надо.

Связи между задачами становятся очевиднее. Задача, которая влияет на несколько отделов, теперь видна везде. Никто не скажет «А я не видел, что ты там на своей доске отмечал».

Прозрачная загрузка сотрудников. Ты открываешь проект «Дизайн» и видишь все задачи, которые там висят. В том числе те, которые пришли из других проектов. Легче понять, кто перегружен, а у кого есть ещё время под новые задачи.

Команда лучше чувствует друг друга. Особенно на удалёнке. Когда все видят прогресс в реальном времени, не нужно переспрашивать «Ну как там с текстом?» Открыл задачу — и понял.

Как это выглядит в Weeek

Разберём на примере того же маркетингового агентства.

У вас есть:

• копирайтер (пишет тексты)

• дизайнер (рисует картинки)

• маркетолог (ставит задачи и проверяет)

Задача: выпустить пост в блог про мультипроектность.

Шаг 1. Заводим задачу

Создаём задачу «Пост о мультипроектности для блога». В описании пишем всё, что нужно знать всем участникам: тему, структуру, требования к визуалу, дедлайн.

Шаг 2. Добавляем в мультипроектность

В поле «Проекты» выбираем два проекта: «Дизайнеры и «Копирайтеры».

Теперь задача видна и копирайтеру (в его проекте), и дизайнеру (в его проекте), и маркетологу (в обоих).

Шаг 3. Работаем параллельно

Копирайтер пишет текст, меняет статус на «На проверке». Маркетолог проверяет, одобряет. Дизайнер видит, что текст готов, и начинает рисовать картинки. Всё в одной задаче, без пересозданий.

Шаг 4. Сдаём результат

Когда и текст, и картинки готовы, задача закрывается. Все всё видят, и это прекрасно — теперь потерять статус общей задачи практически невозможно.

Важные нюансы, чтобы не запутаться

Задача одна, изменения — везде. Если ты удалишь задачу в одном проекте, она удалится из всех. Будь аккуратнее. Если хочешь просто убрать её из проекта — открепи проект, а не удаляй задачу.

Приватность работает прозрачно. Задачу увидят те, у кого есть доступ хотя бы к одному из её проектов. Если у человека нет доступа к какому-то проекту, он его не увидит. Всё честно.

Подзадачи живут своей жизнью. Подзадачи больше не наследуют проекты родительской задачи автоматически. Если хочешь, чтобы подзадача была видна в том же проекте, добавь её туда руками.

Не перегружай задачу. Если задача оказалась в десяти проектах и с десятью исполнителями — это звоночек. Скорее всего, она слишком сложная. Разбей на подзадачи и распредели.

Помни: большие задачи всё равно лучше дробить на шаги. Цель мультипроектности — убрать бардак с дублированием и перекидыванием задач между отделами. Попробуй. У нас в Weeek мультипроектность уже работает. Заведи одну задачу — и добавь её в два проекта. Посмотри, как изменится общая работа.

Ещё по теме:

Как повысить прозрачность работы в большой команде

Контроль работы сотрудников: методы и организация контроля в компании

Как понять, что твоя команда перегружена?

Реклама. ООО «ВИИИК» ИНН: 7722489513

Источник