Три ошибки, из-за которых сотрудники не справляются с задачами

Один раз прочитаешь наш пост и больше не будешь по сто раз объяснять сотрудникам, как нужно было сделать задачу

Б — бесит, когда ты просто говоришь, что нужно сделать, а получаешь результат, который ну, мягко скажем, не устраивает. З — злит, когда такие ситуации повторяются из раза в раз. Мало того, что это тормозит процесс, так ещё начинаешь задаваться логичным вопросом: «Это все тупые или я не умею нормально объяснять?».

Привет! Это Weeek — сервис для управления проектами. Мы кое-что понимаем в этих делах, поэтому ответим: с вероятностью 90% всё ок и с тобой, и с командой. Остальные 10% оставляем на случай, если и правда есть проблемы в коммуникациях или компетенциях.

В этой статье разберём, что мешает сотрудникам закрывать задачи без лишних вопросов и переделок, а также подскажем, как это исправить.

Ошибка № 1: задачи нигде не фиксируются

Если задачи ставятся устно, то с большей степенью вероятности ты можешь столкнуться с ситуацией, когда в одно ухо влетело, а в другое — вылетело. Это нормально, потому что мы не живём в информационном вакууме и не можем запоминать всё, что нам говорят.

Вот на планёрке обсудили задачи на неделю, все кивнули головой, пошли по своим делам. Далее — в лучшем случае команда зафиксирует задачи в ежедневнике, а в худшем — попытается удержать в голове.

Далее от заказчика могут быть уточнения, новые вводные — всё это обсуждается в переписке или на созвонах. Новая информация наслаивается на другую и в процессе выполнения сотрудник вынужден прокручивать все моменты в голове, лезть в ежедневники и по крупицам собирать информацию, чтобы сделать свою работу.

В итоге в день дедлайна ты можешь столкнуться с тем, что работа выполнена некорректно и не учтены пожелания заказчика и можешь услышать в ответ: «Какие ещё пожелания?». Придётся самому лезть в переписки, пересматривать записи рабочих созвонов, чтобы доказать сотруднику, что эти пожелания были и их нужно сделать.

Мы специально не приводим конкретный пример, потому что такая ситуация универсальна и встречается во многих сферах. Итого: вместо того, чтобы сделать свою работу нормально, участники рабочего процесса вынуждены тратить время на поиск всего необходимого.

Полагаться на собственную память нельзя, а вот довериться Weeek и фиксировать задачи в одном месте — можно и нужно, чтобы не тратить большую часть своего рабочего времени на «работу вокруг работы». Такое явление существует.

Asana провела масштабное исследование Anatomy of Work Index 2024, в котором участвовали тысячи сотрудников по всему миру. Один из выводов — значительная часть рабочего времени уходит не на выполнение обязанностей, а на поиск информации, уточнение договорённостей, переключение между сервисами и постоянные согласования. Чем хуже организована работа с задачами, тем меньше времени остаётся на саму работу.

Но договориться о том, что все задачи должны быть в одном месте — только верхушка айсберга. Ведь даже подробное описание не спасёт, если в карточке не прописан результат, который должен получиться.

Ошибка №2. Команда не понимает, какой результат должен получиться

Никто не любит бесконечные круги согласований, потому что это выматывает. Но ещё хуже — правки, которые появляются снова и снова, просто потому что результат, который ты или заказчик ожидаете, не сошёлся с тем, что в голове у исполнителя.

Вопрос к знатокам: а может ли это быть связано с тем, что результат никто нигде не прописал? Ответ на поверхности — если не фиксировать критерии, по которым задача считается выполненной, то рабочие кресла сотрудников сгорят очень быстро. А оно нам не надо.

Да, звучит банально, но если бы все этому правилу следовали, то по ощущениям, мы бы жили в 2056 году. Но, к сожалению, пока что мы вынуждены цитировать метаанализ, о котором написало SienceX. Результаты показывают, что отсутствие понятных критериев результата напрямую связано с ростом ошибок, снижением качества работы и более высоким уровнем стресса сотрудников.

Когда человек не понимает, что именно считается успешным завершением задачи, он начинает не работать, а угадывать ожидания руководителя. Поверь, хуже этого ничего быть не может.

Конечно, ты можешь возразить и сказать: «А почему сотрудник сам не спрашивает, какой результат нужен? Он должен спросить, если не понимает!». Оставим этот вопрос для обсуждения в комментариях.

Ошибка №3. Исполнитель не понимает, за что он отвечает и что сейчас действительно важно

Вот прямо сейчас поставь себя на место рядового сотрудника и представь, что ты видишь в таск-менеджере вот такую задачу:

Вот ты смотришь на это, прикидываешь, что у тебя ещё 10 задач в работе и думаешь: «Ну, потом сделаю, всё равно там много, у меня есть задачи срочнее».

→Как не откладывать дела на потом

На следующий день получаешь сообщение в стиле: «Ну как там с договорами? Нам отчётность сдавать послезавтра, там всё ок?». Ответить на это сообщение можно двумя способами:

1. «В задаче не были указаны сроки и приоритеты, поэтому было решено отложить её на следующую неделю, потому что итак большая загруженность. Проверка договоров — это долгий и мучительный процесс, поэтому эта задачу к сроку сделать не получится. Нужно было тогда указать, что срочно. И вообще, почему я должен за это отвечать? У нас юристов нет?»

2. «Да, я почти всё уже, там пара страниц осталась, скину через 15 минут». Конечно же, через 15 минут ничего сделано не было.

Тут бы отлично смотрелся мем про два стула, но ситуация не смешная. Её можно было бы избежать, если бы в задаче чётко были указаны приоритеты и сроки. А ещё желательно поручать такие объёмные, важные и срочные дела тем, у кого на это есть ресурсы и нужные компетенции.

Эти действия отнимают максимум 30 минут, а определить нагрузку сотрудников можно вообще в два клика в Загруженности Weeek. В итоге ты сэкономишь нервные клетки, которые бесценны.

→Как работает Загруженность и зачем она нужна

Как это починить

Научиться ставить задачи. От этого зависит, как сотрудник будет выполнять работу. Да, если он что-то не понимает, можно всегда спросить — но как быстро ты устанешь отвечать на десятки вопросов и не по одному разу?

Быстрее будет только заскринить универсальную схему постановки задач. Ты можешь легко сделать такую же в Базе знаний Weeek и поделиться ссылочкой с коллегами.

Делить одну большую задачу и подзадачи. Так проще доводить дела до конца и работать постепенно. К тому же, ты всегда можешь открыть карточку задачи и посмотреть, как идёт процесс. Не придётся спрашивать: «Ну что там?».

Обрати внимание, что подзадачи тоже пишутся через «Глагол + существительное».

Грамотно распределять работу. Если сотрудник и так сильно занят в проекте, то вряд ли он сможет взять на себя ещё одну задачу. При планировании, опирайся на загруженность сотрудников или используй диаграмму Ганта — она покажет, кто чем занят, всё ли нормально с дедлайнами в целом и кому можно дополнительно дать поручение без угрызения совести.

Это базовый минимум, максимум мы описали в нашем бесплатном руководстве Weeek для менеджеров — высший пилотаж для тех, кто хочет сразу всё понять и начать применять на практике.

Напомним, что даже круто поставленная задача не гарантирует, что всё пройдёт гладко. Но хотя бы снизит вероятность того, что придётся всё переделывать.

Реклама. ООО «ВИИИК» ИНН: 7722489513

Источник